Sichere Dokumentenspeicherung und digitale Dokumentenarchivierung

Eine übersichtliche Archivierung von Papierdokumenten ist für ein produktives Arbeitsumfeld unverzichtbar. Wahrscheinlich arbeiten Sie bereits nach einem bestimmten Archivierungssystem. Betrachten Sie beispielsweise die Art, wie Sie Papiere auf Ihrem Schreibtisch ordnen, nach welchem System Sie Dokumente in Ihrem Aktenschrank ablegen, und wie Ihre Windows-Ordner für die Archivierung und das Abrufen Ihrer elektronischen Dokumente aufgebaut sind.

Sie können Ihre elektronischen Dokumente archivieren und die Baumstruktur Ihrer Dateien problemlos optimieren. Anschließend übertragen Sie die Daten für ein Backup oder zur gemeinsamen Nutzung mit anderen auf einen mobilen Datenträger, wie einen USB-Stick oder eine CD-ROM. Sie können also ein komplettes digitales Dokumentenarchiv jederzeit in der Jackentasche bei sich führen!

Zusammenarbeit ist ein logischer Aspekt eines jeden Managementsystems für elektronische Dokumente. Die Dokumente können von jedem Netzwerkpunkt aus von allen autorisierten Nutzern abgerufen und bearbeitet werden.

Die Dokumente werden, unabhängig von ihrem physikalischen Speicherort, nach Projekten gruppiert. Das ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Unterlagen und Akten. Das Ergebnis ist eine Steigerung der Effizienz der einzelnen Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Ein digitales System der Dokumentenarchivierung vereinfacht mehreren an einem Projekt arbeitenden Teams erheblich die gemeinsame Nutzung von Daten und Dokumenten. Projektbezogene Aktualisierungen können schneller verfügbar gemacht und verfolgt werden. Somit arbeiten die Teammitglieder immer mit der aktuellsten Version eines Dokuments. Das Ergebnis: Eine bessere Zusammenarbeit und ein früherer Projektabschluss mit besseren Resultaten.

Nehmen wir als Beispiel eine Bestellung bei einem Gerätehersteller. Die Verwaltungsabteilung erhält das Bestellformular, scannt es ein und speichert es in dem Ordner ab, in dem der Vertrag und frühere Bestellformulare archiviert sind. Die Rechtsabteilung wird informiert, und diese prüft die Gültigkeit der Bestellung. Die Versandabteilung wird informiert und liefert die Bestellung aus. Am Ende dieses Kreislaufs verbucht die Finanzabteilung die eingegangene Zahlung anhand des digitalen Bestellformulars. Während des gesamten hier beschriebenen Ablaufs verbleiben die Daten immer am selben Speicherort, während die verschiedenen Beteiligten die Bestellung durch die automatische Erstellung einer Akte bearbeiten.

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