Systeme für das Abrufen von elektronischen Dokumenten

Ein schneller Zugriff bedeutet schnelle Lösungen. Mit einer leistungsfähigen Workflow-Software für das Dokumentenmanagement sind die Daten, sei es auf einem mobilen Datenträger oder im Netzwerk Ihres Unternehmens, täglich rund um die Uhr präsent. Das einzige, was Sie dazu benötigen, ist ein Archivierungssystem für digitale Dokumente, und schon können Sie loslegen. Mit einer richtigen Indexierung ist die Suche nach einem elektronischen Dokument so einfach wie die Eingabe einiger Wörter seines Inhalts. Dieses einfache und schnelle Abrufen stellt sicher, dass Sie in Sekundenschnelle immer Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments haben.

In einem elektronischen Kontext kann das Abrufen eines Dokuments ein komplexer und leistungsintensiver Vorgang sein. Das einfache Abrufen eines Einzeldokuments ist durch die Eingabe seiner eindeutigen Kennung und die Suche des Systems nach dem Basisindex des Dokuments möglich. Eine flexiblere Abrufvariante (wie die Watson-Suche des Nuance-Produkts PaperPort nach der Indexierung Ihrer Dokumente und PDF-Dateien) ermöglicht Ihnen die Eingabe spezifischer Teile der Dokumentenkennung und/oder Teile der gesuchten Metadaten. Sie können sogar einen Suchbegriff mit mehreren im Dokument enthaltenen Schlüsselwörtern oder Beispielsätzen verwenden.

Mit einer Software für das Dokumentenmanagement gehört die doppelte Eingabe eines identischen Dokuments der Vergangenheit an. So können Sie Verzögerungen und Fehler bei der Arbeit vermeiden. Sie können mit einem Zeitaufwand von höchstens einer Minute prüfen, ob ein bestimmtes Dokument bereits vorhanden ist. Bedenken Sie einmal die möglichen Einsparungen an Archivierungskosten für Papierdokumente sowie an Lohnkosten für die Mitarbeiter, die für deren Archivierung zuständig sind.

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