Workflow-Software für das Scannen und Verwalten von Dokumenten

Mit einem geordneten Ablauf (Workflow) des Dokumentenmanagements gehört die doppelte Eingabe eines identischen Dokuments der Vergangenheit an. Durch den sofortigen Abruf eines elektronischen Dokuments aus Ihren elektronischen Dokumentarchiven können Sie Verzögerungen und Fehler bei der Arbeit vermeiden. Sie können mit einem Zeitaufwand von höchstens einer Minute prüfen, ob ein bestimmtes Dokument bereits vorhanden ist. Bedenken Sie einmal die möglichen Einsparungen an Archivierungskosten für Papierdokumente sowie an Lohnkosten für die Mitarbeiter, die für die Archivierung zuständig sind.

Vorbereiten der Dokumente für das Scannen – Entfernen von Heftklammern, Anpassen der Größe, Sortieren ...

Während die Papierzufuhr und das Scannen automatisch und schnell erfolgen können, nehmen die notwendige Vorbereitung und Indexierung wesentlich mehr Zeit in Anspruch. Die Vorbereitung erfordert einen manuellen Arbeitsablauf: Prüfen der zu scannenden Papierdokumente, Sicherstellen ihrer richtigen Reihenfolge, vollständiges Auffalten und Befreien des Dokumente von Heftklammern, die den Scanner blockieren könnten. Außerdem können in einigen Branchen, wie beispielsweise im Rechts- oder Gesundheitswesen, Dokumente mit einer Bates-Nummerierung oder anderen Kennzeichnung erforderlich sein, die das Dokument mit einer Kennnummer sowie Datum und Uhrzeit des Scannens versieht.

Sie digitalisieren Papierdokumente mit einem Scanner oder Multifunktionsdrucker. Mit einer OCR-Software (Optical Character Recognition) konvertieren Sie Digitalbilder in einen editierbaren Text.

Das Scannen beziehungsweise Digitalisieren von Papierdokumenten für eine elektronische Archivierung stellt andere Anforderungen an das Scansystem als das Scannen von Fotos zur Reproduktion.

Einige Software bietet Workflow-Funktionen für ein einfaches Stapelscannen. Beim Scannen von großen Mengen von Dokumenten mit einer Workflow-Software für das Dokumentenmanagement sind Geschwindigkeit und Papierverarbeitung sehr wichtig, aber die Auflösung des Scans wird normalerweise wesentlich niedriger als bei einer guten Reproduktion von Fotos sein.

Die Indexierung kann eine einfache Indexierung durch eindeutige Dokumentkennungen, aber auch eine komplexere Indexierung in Form einer Klassifizierung anhand der Metadaten des Dokuments sein. Ebenso möglich ist eine Indexierung durch Auszüge aus dem Inhalt der Datei. Die Indexierung dient vorwiegend der Suche nach und dem Abrufen von Dateien.

Bei der Indexierung werden Dateien bestimmte Schlüsselbegriffe zugeordnet, damit sie anhand ihres Inhalts gesucht und abgerufen werden können. Dieses Verfahren kann bis zu einem bestimmten Grad in einem Workflow automatisiert werden, aber eine gewisse manuelle Bearbeitung wird wahrscheinlich trotzdem erforderlich sein. Eine verbreitete angewandte Technik ist die Barcode-Erkennung: Während der Vorbereitung werden Barcode-Sheets mit Ordnernamen in die Dokumentdateien, Ordner und Ordnernamen eingefügt. Durch ein automatisches Stapelscannen werden die Dokumente in die entsprechenden Ordner gespeichert, und anschließend wird zur Integration in den Workflow des Dokumentenmanagements ein Index erstellt.

Sie können Ihre elektronischen Dokumente archivieren und die Baumstruktur Ihrer Dateien problemlos optimieren. Anschließend übertragen Sie die Daten für ein Backup oder zur gemeinsamen Nutzung mit anderen auf einen mobilen Datenträger, wie einen USB-Stick oder eine CD-ROM. Sie können also ein komplettes digitales Dokumentenarchiv jederzeit in der Jackentasche bei sich führen!

Ein schneller Zugriff bedeutet schnelle Lösungen. Mit einer leistungsfähigen Workflow-Software für das Dokumentenmanagement sind die Daten, sei es auf einem mobilen Datenträger oder im Netzwerk Ihres Unternehmens, täglich rund um die Uhr präsent. Mit einer richtigen Indexierung ist die Suche nach einem Dokument so einfach wie die Eingabe einiger Wörter seines Inhalts. Dieses einfache und schnelle Abrufen stellt sicher, dass Sie in Sekundenschnelle immer Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments haben.

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