Software für das Management von elektronischen Dokumenten

Folgende Punkte sind bei der Erwägung einer Implementierung eines Systems für das Dokumentenmanagement zu berücksichtigen:

1. Was ist Dokumentenmanagement?
2. Was ist ein elektronisches System für das Dokumentenmanagement?
3. Lösungen für das Dokumentenmanagement, Scannen und OCR-Software?
4. Welche Vorteile bietet eine Lösung für das Dokumentenmanagement?
5. Die Komplettlösung von Nuance für das digitale Dokumentenmanagement: die Software OmniPage 17.

Traditionelles Dokumentenmanagement oder herkömmliche Dokumentenarchivierung

Viele unter uns betrachten das Dokumentenmanagement als eine moderne neue Technik, die Informationen verfügbar macht. Tatsächlich aber ist dieses Verfahren gar nicht so neu, denn höchstwahrscheinlich praktizieren Sie bereits lange eine bestimmte Art dieses Managements. Betrachten Sie beispielsweise die Art, wie Sie Papiere auf Ihrem Schreibtisch ordnen, nach welchem System der Archivierung Sie Dokumente in Ihrem Aktenschrank ablegen und wie die Verzeichnisse Ihrer Windows-Ordner für die Archivierung und das Abrufen Ihrer elektronischen Dokumente aufgebaut sind.

Digitales Dokumentenmanagement: Definition

Als „Dokumentenmanagement“ bezeichnen wir das Verfahren des Scannens, der Indexierung, der Archivierung, des Abrufens und der Verteilung von Daten und Informationen innerhalb Ihrer Abteilung oder Ihres Unternehmens. Die Voraussetzung für eine gute Umsetzung ist eine leistungsfähige Software für das Dokumentenmanagement.

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Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Softwarepaket für die Verwaltung der Erstellung, Indexierung, sicheren Speicherung und Verteilung von elektronischen Dokumenten und/oder digitalisierten Papierdokumenten.

Der Begriff „Dokumentenmanagement“ bezieht sich auch auf den Bearbeitungsprozess von elektronischen Dokumenten.

Das Dokumentenmanagement wird häufig als eine Komponente von ECM-Systemen (Enterprise Content Management) betrachtet. Es steht in Verbindung mit:

• dem Workflow des Dokumentenmanagements
• der sicheren Speicherung und digitalen Archivierung von elektronischen Dokumenten
• dem Abrufen von elektronischen Dokumenten
• dem Scannen
• der optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition – OCR)
• der Digitalisierung von Dokumenten (Scannen)
• der Dokumentensicherheit